Selasa, 23 November 2010

TUGAS KELIMA

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui !

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.

b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.

Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :

Tahap Awal

* Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
* Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.

Tahap Penulisan

* Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
* · Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
* · Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
* Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
* Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
* Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.

Tahap Revisi

* Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara system nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel ata surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.

dengan system tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan.

Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.Atau

3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE ?

record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :

* Records yang tidak penting (non essential)
* Records yang tidak dimanfaatkan
* Records yang penting
* Records yang sangat penting.

4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING ?

Tabulating, yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

TUGAS 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil!
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel?
3. Sebutkan cara penyusunan paper/warkat yang saudara ketahui!
4. Sebutkan prinsip dalam Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja!
Jawaban :
1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil adalah komunikasi tersebut harus jelas, jangan kita berbicara tentang X tapi teman berbicara (komunikan) kita ternyata berbicara tentang Y. Kemudian komunikasi tersebut harus tepat, dan sasaran komunikasi harus sesuai agar tidak terjadi miss communication. Kemudian, semua bahan yang akan kita informasikan harus disiapkan juga secara matang, dan juga dalam menyampaikan kegiatan komunikasi ini, kita harus menyampaikannya dengan diselingi sikap ramah. Sikap ramah dan tulus ini akan memberi perasaan tenang, senang, aman bagi komunikan dan juga merupakan kunci sukses dari kegiatan komunikasi. Selanjutnya, komunikasikanlah hal-hal yang berguna sajadan komunikasikan pesan-pesan secara singkat tapi berisi.
2. Untuk mengatasi penyimpangan data perlu dilakukan beberapa hal :
· Penetapan saluran-saluran pribadi.
· Penetapan dewan khusus.
· Penyelenggaraan pertemuan-pertemuan tahunan karyawan.
· Pembentukan tim-tim tugas.
· Pembentukan tim-tim manajemen.
3. Cara penyusunan papers / warkat antara lain :
· Sistem penyusunan menurut abjad.
· Sistem penyusunan menurut subyek.
· Sistem penyusunan menurut nomor.
· Sistem penyusunan menurut daerah.
· Sistem penyusunan menurut waktu.
4. Prinsip-prinsip dalam tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja :
· Harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
· Harus dipersiapkan lebih dahulu adanya penjelasan tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi.
· Memilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
· Harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan beserta lamanya waktu yang diperlukan untuk pelaksanaannya.
· Antara tahap satu dengan tahap yang lain dari suatu rangkaian pekerjaan tersebut harus saling bertautan satu sama lain, dan keseluruhannya mengarah ke satu tujuan final.
· Tahap-tahap tersebut adalah suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
· Adanya penetapan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.
· Harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas (stabil/mengandung unsur tetap) dan fleksibilitas (dalam pelaksanaan suatu tugas tidak kaku, dengan kata lain luwes yaitu adanya pergantian tugas).
· Harus selalu mengikuti perkembangan jaman dan seiring dengan kemajuan teknologi.
· Mempergunakan tanda-tanda dan skema untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu.
· Adanya buku pedoman tentang hal-hal yang berkaitan dengan penjaminan dari penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja tersebut.

Jumat, 12 November 2010

Organisasi informal

Organisasi informal, merupakan kumpulan antar perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipum pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama. Organisasi informal ini keberadaamya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan antar perseorangan pada sesama anggota organisasi formal (perusahaan).

Organisasi infomal merupakan organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama. Dalam organisasi formal, tiap unsur organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas. sedangkan didaam organisasi informal, kedudukan serat fungsinya taampak kabur. Organisasi informal ini terjadi karena adanya komunikasi antar sesama karyawan yang dengan cepat menyebarkan informasi melalui desas-desus dari mulut kemulut. Adapun desas-desus itu bisa saja berlebihan, salah, kurang tepat maupun merupakan kebocoran informasi dari atasan yang mungkin benar. Untuk itulah agar organisasi informal bermanfaat bagi perusahaan maka sudah sepantasnya kalau setiap atasan harus bisa menggunakan segi positif kebceradaan organisasi informal ini terutama dalam rnenyampaikan perintah.
Perkembangan organisasi informal didalam organisasi formal dikarenakan adanya ketidak mampuan organisasi formal dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan tertentu dari anggota organisasi formal itu sendiri.

Menurut J. Winardi organisasi informal memiliki beberapa ciri-ciri yang membedakan dari organisasi formal, yaitu :
1. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu dimana seseorang menjadi anggota organisasi tersebut.
2. Sifat hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.
3. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.
4. Organisasi informal, merupakan kumpulan antar perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipum pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama.
5. Dalam organisasi formal, tiap unsure organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas. sedangkan didaam organisasi informal, kedudukan serat fungsinya tampak kabur.

Selain itu, menurut Hicks organisasi informal dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder :
1. Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
2. Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggaruh dengan struktur formal organisasi. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status). Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode kerja sendiri lain dengan aturan formal. Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi dan dapat berkembang dalam berbagai bentuk.

Seperti halnya organisasi formal, organisasi informal juga memiliki struktur tersendiri. Struktur inilah yang membedakan antara dua jenis organisasi tersebut. Adapun struktur organisasi informal, yaitu :
1. Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah dengan struktur formal organisasi.
2. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status)
3. Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode kerja sendiri lain dengan aturan formal.
4. Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi.
5. Organisasi informal berkembang dalam berbagai bentuk.

Contoh organisasi informal adalah : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

www.wikipedia.com

TUGAS KETIGA

Soal.

1.Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui?
2.Sebutkan manfaat dari organisasi informal?
3.Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi?
4.Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja?

Jawab.

1. Gaya kepemimpinan otoriter atau otokrasi, artinya sangat memaksakan kehendak kekuasaannya kepada bawahan.

Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe Otoriter :
Tanpa musyawarah.
Tidak mau menerima saran dari bawahan.
Mementingkan diri sendiri dan kelompok.
Selalu memerintah.
Memberikan tugas mendadak.

Gaya kepemimpinan demokratis, artinya bersikap tengah antara memaksakakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada bawahan.

Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe Demokratis :
Pendapatnya terfokus pada hasil musyawarah.
Tenggang rasa.
Memberi kesempatan pengembangan karier bawahan.
Selalu menerima kritik bawahan.
Menciptakan suasana kekeluargaan.

Gaya kepemimpinan laissez fasif, yakni sikap membebaskan bawahan; dan.

Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe laissez fasif :
Pemimpin bersikap pasif.
Semua tugas diberikan kepada bawahan.
Tidak tegas.
Kurang memperhatikan kekurangan dan kelebihan bawahan.
Percaya kepada bawahan.

Gaya kepemimpinan situasional, yakni suatu sikap yang lebih melihat situasi: kapan harus bersikap memaksa, kapan harus moderat, dan pada situasi apa pula pemimpin harus memberikan keleluasaan pada bawahan.

Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe Situasional :
Supel atau luwes.
Berwawasan luas.
Mudah menyesuaikan diri dengan lingkungan.
Mampu menggerakkan bawahan.
Bersikap keras pada saat-saat tertentu.

2.Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. manfaat organisasi informal adalah :
- Sebagai pendukung tujuan organisasi.
- Sebagai alat komunikasi tambahan.
- Sebagai alat pemuas kebutuhan social.
- Dapat membantu manajer yang kurang mampu.

3.Pembagian departemen atau unit struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :

a. Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.

b. Departementalisasi Menurut Produk atau Pasar Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.

c. Departementalisasi Organisasi Matrix atau Matriks Bentuk organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan atau komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

4.Tata kerja adalah cara pekerjaan dengan benar dan berhasil atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem Kerja adalah susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.